Dateck E-Rechnung Converter
E-Rechnung Converter – PDF in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln
PDF- oder XML-Rechnung prüfen und in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln. Informationen zu E-Rechnungspflicht, Formaten und Fristen findest du direkt im Tool.
E-Rechnungen erstellen
Bitte melde dich an oder erstelle kostenlos ein Konto, um PDF- oder XML-Rechnungen zu analysieren und als XRechnung oder ZUGFeRD zu erzeugen.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF. Seit dem 1. Januar 2025 gilt umsatzsteuerlich nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format als E-Rechnung. Die enthaltenen Rechnungsdaten müssen elektronisch und automatisiert verarbeitet werden können.
XRechnung
Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Eine zusätzliche PDF-Darstellung ist nicht Bestandteil der eigentlichen XRechnung. Zum Lesen für Menschen kann ein Viewer verwendet werden.
Strukturierte XMLZUGFeRD / Factur-X
ZUGFeRD verbindet eine sichtbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Bei Abweichungen ist bei einer E-Rechnung der strukturierte Teil maßgebend.
PDF + XMLDas Bundesministerium der Finanzen nennt insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – als übliche Formate, die die umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllen können.
Welches E-Rechnungsformat passt zu mir?
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Dateiformat | XML | PDF/A-3 mit eingebetteter XML |
| Direkt lesbar wie eine PDF | Nein, Viewer sinnvoll | Ja |
| Maschinell verarbeitbar | Ja | Ja, über die eingebettete XML |
| Typischer Vorteil | Rein strukturierte Rechnungsdaten | Gewohnte PDF-Ansicht plus strukturierte Daten |
FAQ zur E-Rechnung
Ist eine normale PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten gilt seit 2025 umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes elektronisches Format.
Kann ich eine vorhandene PDF in eine E-Rechnung umwandeln?
Ja, wenn die notwendigen Rechnungsangaben vorhanden sind. Der Dateck E-Rechnung Converter liest eine textbasierte PDF soweit technisch möglich aus. Vor der Erstellung kannst du die erkannten Angaben prüfen und korrigieren.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei. ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X kombiniert eine sichtbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten.
Wann brauche ich eine E-Rechnung?
Für inländische B2B-Umsätze gelten seit 2025 neue Vorgaben und Übergangsfristen. Die wichtigsten Zeitpunkte von 2025 bis 2028 findest du im Tab „Pflicht & Fristen“.
Brauche ich für den Empfang einer E-Rechnung spezielle Software?
Für den Empfang ist grundsätzlich kein bestimmter Übermittlungsweg vorgeschrieben. Für die strukturierte Verarbeitung und Prüfung der Rechnungsdaten kann geeignete Software beziehungsweise ein Viewer hilfreich sein.
Pflicht, Fristen und Ausnahmen
Die Pflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Der Empfang einer E-Rechnung muss dagegen bereits seit dem 1. Januar 2025 möglich sein.
Empfang wird Pflicht
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Auch Kleinunternehmer müssen den Empfang ermöglichen.
Allgemeine Übergangsphase
Bis einschließlich 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Ein unstrukturiertes elektronisches Format wie PDF setzt dabei grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus.
Verlängerung für kleinere Aussteller
Hat der Rechnungsaussteller im Vorjahr höchstens 800.000 € Gesamtumsatz erzielt, kann die Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 genutzt werden.
Regelfall E-Rechnung
Nach Ablauf der Übergangsfristen ist bei betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
Typische Ausnahmen
- Rechnungen an private Endverbraucher (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Leistungen von Kleinunternehmern: keine Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung
- Viele steuerfreie Umsätze
Wichtig für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie müssen seit 1. Januar 2025 aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können.
Diese Übersicht dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Sonderfällen sollte die konkrete Situation steuerlich oder rechtlich geprüft werden.
Informationsstand im Tool: September 2026 · Grundlage: FAQ des Bundesministeriums der Finanzen, Stand März 2026.
Flexibel nutzen – ohne Abo
Die Analyse und Prüfung einer E-Rechnung bleibt kostenlos. Für das Bearbeiten und Konvertieren brauchst du entweder Credits oder einen aktiven Laufzeitzugang.
E-Rechnung Converter – 10 Credits
Für gelegentliche Konvertierungen. Jeder erfolgreiche Export verbraucht 1 Credit; gekaufte Credits verfallen nicht.
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Jetzt kaufenWas macht der E-Rechnung Converter?
Das Tool hilft dabei, vorhandene Rechnungen zu analysieren, strukturierte Rechnungsdaten zu prüfen und eine E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD zu erzeugen.
Datei analysieren
PDF oder XML hochladen. Das Tool prüft zunächst, ob bereits eine E-Rechnung vorliegt.
Daten übernehmen
Vorhandene strukturierte Daten werden übernommen; normale textbasierte PDFs werden soweit technisch möglich ausgelesen.
Angaben kontrollieren
Erkannte Rechnungsdaten und Positionen können vor der Erstellung geprüft und korrigiert werden.
Format auswählen
XRechnung als XML oder ZUGFeRD als Hybrid-PDF mit eingebetteter XML erzeugen.
Datenschutz & Dateien
Die hochgeladene Ausgangsdatei wird temporär für die Verarbeitung gespeichert und nach erfolgreicher Erstellung gelöscht. Die Konvertierungshistorie enthält nur die für die Übersicht benötigten Informationen.
Aktueller Entwicklungsstand
XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X können erzeugt und vorhandene E-Rechnungen erkannt werden. Die vollständige integrierte XSD-/Schematron-Validierung ist als nächste technische Ausbaustufe vorgesehen.
ZUGFeRD derzeit BetaDer Converter unterstützt bei der technischen Erstellung und Aufbereitung einer E-Rechnung. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und steuerliche Zulässigkeit der Rechnungsangaben bleibt beim Rechnungsaussteller.